[转帖]word使用篇[堕落街论坛]

Word使用技巧五则

一、使用格式刷

在Word中，可以使用“格式刷”方便地将某种格式复制到多个段落，操作方法为：

1．选定要进行格式复制的文字，双击“格式刷”工具按钮，这时鼠标指针会变成格式刷形状；

2．将鼠标移至要改变格式的段落，单击鼠标左键，或者在文档中选定要改变格式的文字；

3．重复步骤2，可进行多次复制操作，直到再次单击“格式刷”工具按钮完成操作。

二、选定文字的技巧

1．用鼠标快速选定。双击鼠标左键，在Word 97中可选定一个由空格和标点符号分隔的短句，在Word 2000中可选定一个默认的词；三击鼠标左键，选定一段正文。

编辑推荐阅读

● Word快捷键绝招四则

● Word自动宏应用攻略

2．使用选定栏。选定栏是文档窗口左边界和页面上文本区左边界之间不可见的一栏，当鼠标指针移到选定栏上时，指针形状会自动变成一个指向右上方的箭头，这时单击鼠标左键可以选定指针所指行的整行文字，双击鼠标左键可以选定指针所指段的整段文字，三击鼠标左键可以将正在编辑的文档全部文字选定。

3．选定一列文字。将光标置于欲选定列的任意一角，按住alt键后，拖动鼠标指针至该列的对角处，可选定一列文字。

4．使用快捷键f8：按f8第一次，打开“扩展”模式；按第二次，选中当前词；按第三次，选中整个句子；按第四次，选中当前段落；按第五次，选中整个文档。

三、取消自动编号列表

在Word中，提供了许多智能化的自动功能，确实很方便，但许多Word用户并不习惯，“自动编号列表”就是一例。关掉此项功能的方法是：

1．单击“工具→自动更正”选单，打开“自动更正”对话框；

2．在Word 97中单击“自动功能”选项卡；在Word 2000中单击“键入时自动套用格式”选项卡；

3．消除“自动编号列表”复选框中的复选标志（√），单击“确定”按钮。

四、给跨页的表格自动添加表头

如果你在Word中制作的表格有多页，往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头，这时，可按以下步骤进行操作：

1．选定第一页的表头（表头有多行时要选定多行）；

2．在Word 97的“表格”选单上，单击“标题”，在Word 2000的“表格”选单上，单击“标题行重复”。

五、编辑时的快速定位

按下shift＋f5组合键可以将插入点返回到上次编辑的文档位置。Word能够记忆你前三次的编辑位置，第四次按shift＋f5组合键插入点会回到当前的编辑位置。如果是在打开文档之后按shift＋f5，可以将插入点移动到上次退出Word时最近一次的编辑位置。

Microsoft Word中的图片

不能在你的Word文档中找到放置图片的位置了？我们会帮助你找出来。

我随时都有收到来自人们的询问，他们的问题是绝对确实地在他们的Word文档中放置了一幅图片，但是却找不到了。有好几个原因能解释你为什么要在文档中放置一幅图片，但是你却可能看不到。试试以下办法。

跳到页面视图(点击视图>页面)。确认你已经设置好Word的视图图片框(工具>选项>视图，选中页面视图和Web视图选项部分的“图形”复选框)。并且确认你不需要Word向你展示图片框(工具>选项>视图，取消显示部分的“图片框”选项)。

那样就可以在屏幕上显示图片了。你可能需要向下滚动鼠标查看，但只要图片存在，就会显示出来。一旦你有一张图片，你可以在自己需要时选择几种方式显示图片。如果你在打印或打印预览(文件>打印预览)模式下遇到显示图片的麻烦，有两种可能。首先，确认你没有按照草稿模式打印(工具>选项>打印，取消打印选项下的“草稿输出”一项)。然后，确认你让Word打印图片(工具>选项>打印，选中打印文档附加信息部分的“图形对象”)。

普通视图中的图片

如果你在普通视图(视图>普通)中不能正常显示图片――Word并没有假设在普通视图中显示图片。普通视图是为快速和整洁的效果设计的。虽然在许多的机器上，普通视图的效果并没有比页面视图更快速和整洁。(这就是为什么我在任何时候都推荐大家在页面视图下工作的原因，除非他们需要显示字体名称，或者他们需要部分隔开的效果――这些在页面视图中可能有困难。)

如果你确实需要在普通视图下观看图片，你可以将Word的图片格式安排为“嵌入式”。那意味着图片成为恰似你文档的一个字符：你不能够点击拖拽从而移动它；你得使用字符和段落格式放置图片。当你最初给一篇文档插入一幅图片时(Word 2000)，格式为“嵌入式”。你需要进入并改变格式使之可动。

要使一幅浮动图片称为“嵌入式”，按照上面所述进行，使图片出现在屏幕上，右键单击，选择设置图片格式>版式，点击标有“嵌入式”的复选框。点击确定，使得你的图片不再浮动，并且能够在普通视图中显示。

使你的图片浮动起来

大多数人可能还会有如何让“嵌入式”的图片浮动的配置问题。你希望能够点击拖拽图片，然后放置在你心中理想的页面位置，甚至周围没有文字。

这很容易。首先进入页面视图(点击视图>页面)。我建议你第一步就这样做，这是因为看到你的图片消失会令你不安――如果你在普通视图中移动图片，你的图片确实会消失。

下一步，右键单击图片，选择设置图片格式。在版式标栏，选中任一外表风格而非“嵌入式”。

方式相当简单：Word使得图片浮动。实际上，控制“浮动”功能的设置项在“设置图片格式”对话框的“高级”按钮之中。选择任一外表风格而非“嵌入式”，点击“高级”按钮，定向图片位置标栏，选中或取消标记为“包含文字移动对象”的复选框。该复选框控制浮动功能。

Word编辑故障经典问答

西贝

在你使用Word编辑文档时，或许会遇到这样那样的编辑问题，影响正常工作。看了以下这些编辑故障问答，或许能够让你顿开茅塞。

问：通常我编辑Word文档，当在一行中间输入新文字时会插入到原有文字当中，但有时却是在我键入文字时，原文字将会消失。这是怎么回事？

答：如果在你键入的时候，原有的文字消失了，那么原因是改写模式被打开了。此时，请双击状态栏中的“改写”字样以关闭改写模式。当状态栏中的“改写”字样加黑显示时，表示处于改写模式；当“改写”字样显示为灰色时，表示处于插入模式。

问：我无法使下标的下划线与普通文字的下划线对齐，该怎么办呢？

答：当给文字添加了下划线，然后对其中的部分文字应用下标格式时，你会发现两种文字的下划线没有对齐。此时，可以在文本下方画一条直线来取代对文本应用下划线格式，方法是：在“绘图”工具栏上，单击“直线”，按住Shift键，便可画出一条保持水平的直线。

问：我希望选中某个单词其中的一部分字母，可当我开始拖动单词时，Word总是自动选定整个单词和其后的空格，怎么办？

答：你可以指定是否自动选定整个单词。方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，然后单击“编辑”选项卡，清除“选定时自动选定整个单词”复选框，单击“确定”按钮。

问：当我把“剪贴板”中的内容插入到文档中时，Word总是自动为其添加空格。这是为什么？

答：这是Word提供的“智能剪贴”功能。除添加空格外，该功能还可以在你删除文字时自动删除多余的空格。这对英文编辑来说确实十分方便，但对汉字来说稍有画蛇添足之嫌。当然你可以禁用“智能剪贴”功能，方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，单击“编辑”选项卡，选中“智能剪切和粘贴”复选框，单击“设置”按钮，清除“粘贴时调整段落间隔”复选框。

问：我在文档中键入一个E-mail地址时，Word自动将其转换为一个超链接，影响编辑效率。请问能否不让Word将E-mail地址自动转换为超链接？

答：如果键入的文字包含符号“@”，则Word可能会将其解释为电子邮件地址，并自动应用超链接格式。你可关闭自动将Internet及网络路径替换为超链接的功能。方法是：在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”命令，然后单击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”下，清除“Internet及网络路径替换为超链接”复选框。

问：我已经在Word文档中插入了页码，但现在在屏幕上却看不到页码。这是怎么回事？

答：在普通视图或Web页面视图中，Word将不显示页码。若要查看页码，请切换至页面视图。若要编辑页码，必须显示含有页码的页眉或页脚。

问：在我保存文档时，出现“重名”错误，无法保存文档。该怎么办？

答：原因可能是Word正在执行自动后台保存。如果在“工具”菜单的“选项”命令的“保存”选项卡上，选中“允许后台保存”复选框，并在Word执行自动后台保存时试图保存一个长文档，则Word会在两种保存操作中使用相同的文件名，从而出现“重名”错误。当Word进行自动后台保存时，状态栏上会出现一个脉动的磁盘图标。此时，请在Word完成自动后台保存后，再行保存文档。

问：当我在Word文档中键入一个直引号后，Word总是自动将其转换为一个弯引号，那么在Word文档中怎样才能输入直引号呢？

答：将直引号转换为弯引号，是Word提供的一项自动替换功能，你可以将其关闭。方法是：在“工具”菜单上，单击“自动更正选项”命令，然后单击“键入时自动套用格式”选项卡，在“键入时自动替换”下，清除“直引号替换为弯引号”复选框。

问：拖放操作是Windows的一大特色。以前在Word中，我可以通过拖动来移动或复制所选文本，但近日突然无法进行拖放操作。不知何故？

答：Word是支持拖放操作，之所以你的Word突然不能进行拖放操作，是因为你关闭了其拖放编辑功能，请将其打开。方法是：在“工具”菜单上，单击“选项”命令，然后单击“编辑”选项卡，选中“拖放式文字编辑”复选框。

Word2000中的功能键

贾培武

作为Word2000的用户，不知你是否用过其中的功能键？在此，笔者把Word2000中F1～F12功能键的作用简单介绍一下，希望对你能有所帮助。

F1键──是“帮助”选单中的“MicrosoFtWord帮助”命令的快捷键。

在默认情况下，按下F1键，则“大眼夹”出现在屏幕上，并询问你要做什么？如果你不喜欢“大眼夹”，可右键单击它，再单击“选择助手”命令，然后单击“下一位”按钮，可在“查查”、“小灵通”、“智多星”、“苗苗老师”等10位助手中进行选择。

F2键──作用是“移动文字或图形”。当选中文本或图形后，按下F2键，则在状态栏左端出现“移至何处？”的询问。此时，把插入点移动到所需位置，然后按回车键，则被选中的文本或图形就移动到了当前位置,按esc键则取消本次操作。

F3键──作用是“接受记忆式键入词条”。

“记忆式键入”是Word提供给用户输入常用词句的一种快捷方式，比如当你键入“2000”时，屏幕上会出现“2000/××/××”（此为系统的当前日期）的提示信息，这就是“记忆式键入”，要接受提示请按F3键，否则请继续输入。

F4键──作用是“重复上一次操作”。比如在你要输入“常常”二字时，则当你输入了一个“常”字后，按下F4键，系统自动重复刚才的操作，输入第二个“常”字。

F5键──按下F5键，相当于单击“编辑”选单中的“定位”命令。

F6键──作用是“定位至下一窗格”。

使用Word2000编辑文档时，有时需要查看同一文档的不同部分，比如，若要在长文档的两部分之间移动或复制文本时，可将编辑窗口拆分为两个窗格，一个窗格显示所需的文字或图形，另一个窗格显示文字或图形的目的位置，然后选定文字或图形并将其拖动到需要的位置。要将编辑窗口拆分为两个窗格，可将指针指向垂直滚动条的顶部的拆分条（如果正处于文档结构视图中，或关闭了垂直滚动条，则看不到拆分条。此时，需要单击“视图”选单中的“文档结构图”命令，关闭文档结构图；或单击“工具”选单中的“选项”命令，选择“视图”选项卡，选中“垂直滚动条”复选框），当指针变为上下方向箭头时，将拆分条拖动到所需位置即可。现在，你在上一“窗格”任一处单击，再在下一“窗格”任一处单击，然后按F6键，看看插入点有何变化？要将一分为二的两个窗格还原成一个窗口，可在任意点双击拆分条。

F7键──是“工具”选单中的“拼写和语法”命令的快捷键。

F8键——作用是“扩展所选内容”。

在“扩展”模式处于关闭状态（状态栏上的“扩展”按钮处于不可用状态）时，按下F8键则打开“扩展”模式。在打开“扩展”模式后，按F8可增加所选内容：按一次选定一个单词，按两次选定一个句子，依此类推……按esc键则关闭“扩展”模式。

F9键──作用是“更新选定域”。

在Word中，域是一种可以在文档中插入各种信息的编码指令，可用于控制文字、图表、索引、目录、图形或编号的插入，相当于文档中可能发生变化的数据或邮件合并文档中套用信函、标签的占位符。域有些类似于microsoFtexcel中的公式，具体说来，域代码类似于公式，域结果类似于公式计算得到的值。这就决定了域有两种显示形式，即域代码和域结果。选定一个域后，按下F9键，则生成新的域结果。

F10键──作用是“激活选单栏”，相当于alt键。

F11键──作用是“定位至下一域”。

在Word2000中，按下F11键，则自动选中下一个域，这在文档较长且域较多时，可快速选定需要的域。

F12键──按下F12键，相当于单击“文件”选单中的“另存为”命令。

你在编辑Word2000文档时不妨一试，或许这些快捷的功能键能够帮助你提高编辑速度。

　　Word 2000作为国内使用最多的文字处理软件之一，其功能之强大是众人皆知的，但也正是其功能过于强大，使得它的许多实用功能我们都没能全部用到。看看下面的功能，是不是会令你眼前一亮呢？

　　1、选择性粘贴

　　位置：“编辑”菜单──“选择性粘贴”

　　功能：从复制的多个对象有选择性地粘贴特定的对象

　　我们经常会遇到这样的情况，从网上复制的含有大量超级链接内容的文章，粘贴到Word文档中后，我们再对这些超级链接内容进行编辑时，一不小心，Word 2000就会打开这些超级链接指向的内容，很不方便。当然你可以在这些超级链接上点击鼠标右键，在右键菜单中选择“超级链接”中的“取消超级链接”来去掉这些烦人的超级链接，但如果文档中含有大量的超级链接，一个个地取消是件非常麻烦的事，你想用全选的方法吗？没门!不信你试试。这时我们就可以用“选择性粘贴”来处理，选中所有要取消超级链接的内容，点击工具栏上的“复制”按钮，然后再执行“选择性粘贴”，在弹出的对话框中选择“无格式文本”，覆盖原来的内容就可实现一次性取消全部超级链接。

　　2、格式刷

　　位置：工具栏上的刷子图标

　　功能：可以把格式刷中的格式信息应用于被刷过的对象，从而简化格式排版操作

　　例如，我们经常要输入带有上下标的字符，每次都通过选择“字体”中的“上标”、“下标”来实现实在是太麻烦了，利用格式刷可以方便快速地设置上下标格式，我们只需先定义好一个上标的格式，然后选中此上标格式的字符，然后双击(单击格式刷，其功能只能应用一次)格式刷图标，这时鼠标指针会变成一个刷子的样式，用这只刷子选中你要使之变成上标格式的字符，这些字符就会立刻上标的格式，要取消格式刷时，只需在应用结束时单击一下格式刷即可。当然格式刷还可以用于其它格式，经常使用格式刷，将会使你的排版工作事半功倍。

　　3、双行合一

　　位置：“格式”菜单──“中文版式”──“双行合一”

　　功能：双行合一功能可以把选中的文字分成长度相等的上下两行，并使其高度与一行正常文字高度相同

　　我们在对机关报文标题进行排版时，选中要进行“双行合一”的文字，执行“双行合一”命令，Word 2000就会自动把选中的文字一分为二，实现双行合一的效果，如果需要带括号的效果，可选中“带括号”选项，并在“括号类型”下拉框中选择想要的括号样式。有时由于上下行的内容长短不一样，双行合一断开的位置可能不是你所希望的，这时你可以通过插入空格或调整字符间距的方法使之达到理想的效果。如果想撤消双行合一，可把光标定位于双行合一的内容中，打开“双行合一”对话框，单击“删除”按钮就可以了。

　　4、表格排序

　　位置：“表格”菜单──“排序”

　　功能：表格排序可以让表格的内容以指定的列作升降序的排序

　　我们在制作班级分数报表时，经常要对表格按成绩等进行排序，这就要用到Word 2000的表格排序功能。先选定表格中需要进行排序的数据行，然后选择“排序”，打开“排序”对话框，按照你的要求设定相应的“排序依据”及其“类型”和排序方式，Word最多可指定3列作为排序依据，各列的排序方式也可分别指定为升序或降序，单击“确定”按钮后Word就会自动调整表格的行排列顺序。

　　5、显示字体实际外观

　　位置：“工具”菜单──“自定义”──“列出字体名称时显示该字体的实际外观”

　　功能：选中该选项时，可在工具栏的字体设置下拉框中显示出字体的实际外观

　　我们在对文档进行编辑排版时，字体的选择是很重要的，选择了合适的字体，能起到画龙点睛的效果。然而在实际应用中，对于我们这些非专业排版人员来说，是不可能知道系统中每个字体的实际效果的，通过打开此选项，可以在字体设置下拉框中以字体的实际外观形式显示出该字体的字体名称，这样我们在应用字体前就能知道该字体的“样子”，从而做到心中有数，可以减少许多次“撤消”的麻烦。

　　6、同文档双窗口浏览

　　位置：窗口右边使滚动条向上移动的黑三角形按钮上方的一个分隔标记

　　功能：可以用两个窗口来分别浏览同一文档的不同部分

　　有时我们在对文档进行编辑修改时，会遇到需要首尾对比修改的情况，这时你可能会先看看前面的内容，再翻页看看后面的内容，很不方便。通过这种方法，你可以用两个窗口来同时浏览一个文档的不同部分。把把鼠标放在图中的分隔标记上面，鼠标就会变成一个上下移动的指示箭头，在这种状态下双击鼠标左键，窗口就会上下一分为二，这样我们就可以在不同的窗口中对同一文档的不同部分的内容分别进行操作了，当然也可以拖动该分隔标记，把窗口分成两个大小不同的窗口，感觉一下这样的对照编辑是不是要方便得多。

　　7、断字

　　位置：“工具”菜单──“语言”──“断字”

　　功能：以连字符的形式将单词从自动换行处断开

　　一般为了排版的美观，往往会把段落的对齐方式设置为两端对齐，这样如果在一行的末尾有一个词特别长，在这一行中放不下时，Word就会把它移动到下一行中，这样就会出现文档中有些行的文字间距过太，反而不美观了，这种现象可以通过设置断字来解决。打开“断字”对话框，选中“自动断字”选项，在“断字区”中输入除右页边距之外一行中的最后一个单词右边的空白间距的最大量，在“连续断字次数限为”框中设置最多允许连续几行以连字符结尾。

　　当然你也可以用手动方式断字，单击“人工”按钮，Word会寻找所有可以断字的地方，并自动在可以设置断字的地方预先加上连字符，光标闪烁的地方是Word默认的断字位置，单击“是”，接受Word默认的断字位置，对于有多个可以断字位置的单词，将光标移动到任意连字符的位置处，单击“是”按钮，就可以在该连字符处设置断字。如果有哪一部分不想设置断字，可将光标定位于该段落中，打开“段落”对话框，单击“换行和分页”选项卡，选中“取消断字”选项，“确定”后即可取消该段落的断字设置。

Word2000另类技巧集锦

缪陈海

用Word2000编辑文档固然非常方便，但是掌握一些必要的技巧也是非常重要的。一般的Word2000技巧相信大家都或多或少地从报刊杂志或书上看到了。因此，笔者想带给大家一些另类的技巧，希望能够给大家耳目一新的感觉！

1、显示过宽文档

在打开文档时，有时会发现因为文档过宽，屏幕上显示不全。这可怎么办，总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧！这时我们可以重新调整行的宽度，使其适合文档窗口的大小。如果使用的是普通视图或大纲视图，可以单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“视图”选项卡，然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。我们也可以通过改变显示比例使文字适于普通视图或页面视图中的文档窗口。这时我们可以单击“视图”菜单中的“显示比例”命令，然后选择“页宽”选项即可。我们还可以切换到Web版式视图中，使文字自动换行。

2、改变文档的缺省目录

所有Office文档的缺省目录是C盘下的MyDocuments文件夹，根据工作需要，我们可以很方便地改变它。单击“工具”菜单，选择“选项”命令，单击“文件位置”选项卡，会显示一列选项和它们当前存储的目录。在“文件类型”列表中选中文档，单击“更改”按钮，进入“更改位置”对话框。单击“查找范围”框中的向下箭头，选中想要的文件夹即可。

3、关闭语法错误标记

在键入时Word2000可以对我们键入的文字进行拼写和语法检查，在页面上可以看到红红绿绿的波浪线。如果你觉得这些线太影响视觉效果，可以将其隐藏。在状态栏上的“拼写和语法状态”图标上单击鼠标右键，选择“隐藏语法错误”项，语法检查出来的错误标记就全都不见了。如果要详细设定，可以在右键菜单中选择“选项”，在“选项”对话框中单击“拼写和语法”选项卡，在这里我们可以详细设定拼写和语法的属性。

4、另有妙用的Ctrl+Z

大家都知道，Ctrl+Z的作用是撤消上一个操作，能使我们在编写文档过程中可以及时取消所进行的误操作，或是恢复到以前的某一步。但你知道吗，Ctrl+Z还有特殊的作用。先举一个例子，在没有改变Word2000缺省设置的情况下，在空行中输入：“1、计算机的实际应用”，系统会自动将其变为项目编号的形式，并在下一行添加了“2、”字样。这时如果按BackSpace键，可以删除第二行中的项目编号，并不能消除第一行中的项目编号形式，也就是说第一行中的“1、”已经变成项目编号了，不可选。这时，Ctrl+Z就发挥作用了。

我们在输入“1、计算机的实际应用”敲回车后，顺手按一下Ctrl+Z，一切都OK了，第一行还是原来的样子，一点也没变。原来系统有“自动更正”的功能，可以按照一些约定将键入的内容自动更正。比如我们输入“1、计算机的实际应用”并敲回车后，系统做了两件事，先是换到下一行，然后将这两行变为自动编号的形式。我们按了一下Ctrl+Z，刚好取消了第二个操作，就像什么事都没发生一样，系统“自动更正”的内容可以在“工具”菜单下的“自动更正”选项下更改，这里就不再细说了。大家可以根据此原理去发现Ctrl+Z的更多妙用。

5、控制转换的字体

有时打开别人传来的文档，发现里面含有自己计算机中尚未安装的字体。如果打开的文档中包含这样的字体，Word2000会将字体替换为机器中已安装的字体。如何来控制要替换的字体呢？我们可以这样做：单击“工具栏”菜单中的“选项”命令，再单击“兼容性”选项卡。单击“字体替换”按钮。在“字体替换”下，在“文档所缺字体”中选择所缺少的字体名称。在“字体替换”列表框中，选择用以替换的另一种字体，再单击两次“确定”，系统就会按要求进行字体的转换。

6、将样式传给其他文档

某一文档中创建了几种样式后，如果想在其他文档中也使用这几个样式，可以用下面的方法。打开一个包含这些样式的文档，选择“格式”菜单中的“样式”命令，在“样式”对话框中选择“管理器”按钮。在“管理器”对话框中，打开的文档中的一列样式会显示在左边，Normal.dot模板中的样式显示在右边。选择左边的样式，单击“复制”按钮，就将其添加到了右侧的列表中。单击“关闭”按钮。下次我们就可以从normal.dot文档中使用这些格式了。

主题：[转帖]word使用篇